Privacy Statement

KPN onderkent het belang van uw privacy en verwerkt daarom de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt op een deugdelijke manier. 

1. 1 Wie is verantwoordelijk?

Wanneer u gegevens met ons deelt omdat u geïnteresseerd bent om te werken bij KPN, is KPN B.V., Wilhelminakade 123 te Rotterdam de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens.

1. 2 Voor wie geldt dit statement?

Dit privacy statement is van toepassing op de persoonsgegevens van sollicitanten en potentiële kandidaten die in het wervingsproces van KPN worden verwerkt. Dit is inclusief de bezoekers van de website jobs.kpn.com. Zij is niet van toepassing op persoonsgegevens van onze medewerkers, partners, klanten noch op persoonsgegevens die KPN voor andere doeleinden verzamelt.

1.3 Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Als een van onze recruiters u benadert of u solliciteert op een van onze vacatures via onze website, dan nemen wij de door u verstrekte persoonsgegevens op in onze administratie. Wij gebruiken uw gegevens tijdens het recruitmentproces op basis van een gerechtvaardigd belang of toestemming voor de onderstaande doelen:

• Werving en selectie van geschikte kandidaten. Wij gebruiken deze gegevens om contact met u te kunnen onderhouden en om te beoordelen of u geschikt bent voor de openstaande functie of opdrachten. Wanneer dat noodzakelijk is voor de functie of de opdracht, dan maakt een (e)-assessment of psychologische keuring onderdeel uit van de beoordeling.
  
• Verbetering van ons wervingsproces. Uw persoonsgegevens worden gedurende het wervingsproces door ons verwerkt zodat wij het proces efficiënt en effectief kunnen uitvoeren. Wij verwerken uw persoonsgegevens of gepseudonimiseerde gegevens om ons wervingsproces te verbeteren.
  
• Bescherming van eigendommen en imago van KPN. Risico’s op het gebied van beveiliging en integriteit kunnen leiden tot persoonlijke en zakelijke schade en afbreuk doen aan ons imago. We nemen daarom verschillende maatregelen om onze eigendommen en medewerkers zo goed mogelijk te beschermen. Zo gebruiken wij persoonsgegevens om te weten wie er in onze panden aanwezig is, passen wij camerabeveiliging toe op onze locaties en screenen wij alle medewerkers voordat deze in dienst komen bij KPN.
  
• HR management. Ook gebruiken wij uw gegevens voor statistisch onderzoek en het verbeteren van onze diensten. Voorbeelden hiervan zijn het monitoren hoe diversiteit binnen het recruitment wordt toegepast en analyses van de impact van de gevoerde HR-strategie. Indien gegevens voor deze doeleinde gebruikt worden zullen wij uw gegevens pseudonimiseren, zodat de resultaten en adviezen niet meer te herleiden zijn tot een individueel persoon.
  
• Kandidaten informeren over andere mogelijkheden binnen KPN. Alleen wanneer u hiervoor toestemming hebt gegeven, slaan wij uw gegevens die u met KPN heeft gedeeld na afloop van de wervingsprocedure op in ons systeem. Met als doel u in de toekomst te kunnen informeren over andere beschikbare en passende functies. U kunt uw toestemming altijd intrekken.

1.4 Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verstrekken uw persoonsgegevens enkel aan degenen die belast zijn met de uitvoering van de hiervoor beschreven doeleinden, zoals beoogd leidinggevenden, medewerkers van de HR-afdeling, en/of gesprekspartners indien u voor een sollicitatiegesprek wordt uitgenodigd. Uw informatie wordt als vertrouwelijk behandeld. Wanneer dat voor de functie vereist is, verstrekken wij persoonsgegevens aan derden die ons helpen bij de beoordeling of u geschikt bent voor de functie:

a. (assessment of screening)bureaus; b. de psycholoog of degene die is belast met het assessment als de sollicitant een psychologische keuring of een assessment krijgt en alleen als dat nodig is voor de keuring of het assessment; c. anderen als dat nodig is in het kader van een antecedentenonderzoek. 

Wij gaan zorgvuldig met uw persoonsgegevens om, u kunt er van uit gaan dat uw gegevens veilig zijn bij ons en dat deze conform wet- en regelgeving verwerkt worden. Uw gegevens worden niet doorverkocht.

1.5 Welke gegevens verwerken wij?

Persoonsgegevens die wij van u verwerken zijn onder andere uw naam, adres, geslacht, contactgegevens, curriculum vitae, genoten opleidingen en eventuele testresultaten. Naast de door u aangeleverde persoonsgegevens kunnen wij ook persoonsgegevens verwerken die zijn aangeleverd door derden, zoals wervings-, assessments of screeningbureaus, door u opgegeven referenties en voormalige werkgevers. Tijdens het zoeken naar geschikte kandidaten kunnen wij openbare bronnen zoals zoekmachines en gedeelten van social media die niet privé zijn raadplegen en gebruiken om geschikte kandidaten te benaderen. Bijzondere persoonsgegevens zoals etnische afkomst, gezondheid, vakbondslidmaatschap, politieke of religieuze overtuigingen, seksuele geaardheid evenals andere categorieën die door de wet worden onderkend verwerken wij niet.

De verschillende persoonsgegevens die u ons verstrekt zullen conform de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) zoals deze binnen Nederland geldt verwerkt worden.

1.6 Onvolledige/onjuiste informatie

Wij wijzen u erop dat u niet verplicht bent om alle door ons gevraagde informatie te verstrekken, maar dat uw kandidatuur voor een vacature waarop u solliciteert mogelijk niet meegenomen wordt in de wervingsprocedure omdat ons niet alle gevraagde informatie ter beschikking is gesteld. Wij gaan er van uit dat u ons naar eer en geweten voorziet van juiste en volledige informatie en geen relevante informatie weglaat. Het verstrekken van onjuiste dan wel onvolledige informatie kan ertoe leiden dat u niet in aanmerking komt de positie waarop u solliciteert in te vullen.

1.7 Wat doen wij bij een screening/aanstellingsonderzoek?

Op het moment dat uw het aanstellingsaanbod van KPN accepteert, worden de gegevens die u met ons heeft gedeeld gebruikt voor het uitvoeren van een screening. Dit noemen wij een aanstellingsonderzoek. Een standaard aanstellingsonderzoek wordt uitgevoerd door KPN recruitment of externe werving of screeningsbureaus en bestaat uit:

• identiteitscontrole, door het overleggen van een kopie identiteitsbewijs;
• controle van behaalde diploma(‘s);
• aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
• eigen verklaring medewerker, waarin u verklaart of u eerder voor KPN heeft gewerkt en of u de gedurende de afgelopen 5 jaar in aanraking met politie bent geweest;
• controle arbeidsverleden van de laatste vijf jaar op basis van uw cv;
• check of uw gegevens zijn opgenomen in ontslagbestand of in het security-registratiesysteem van KPN;

Indien u niet wilt meewerken aan het aanstellingsonderzoek of wanneer er op basis van het onderzoek een negatief advies wordt gegeven kunt u niet bij KPN in diensttreden. Op dat moment komt het aanstellingsaanbod te vervallen en worden uw gegevens verwijderd.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Uw (gepseudonimiseerde) persoonsgegevens worden zo lang bewaard als noodzakelijk is om het wervingsproces af te ronden en om de gegevens om te zetten naar statische informatie voor analyseren en verbeteren van ons wervingsproces.

Indien KPN besluit u een aanbod te doen en u ons aanbod aanvaardt, zullen alle relevante persoonsgegevens die werden verzameld tijdens het wervingsproces deel uitmaken van uw personeelsdossier. Deze persoonsgegevens zullen worden bewaard in overeenstemming met de specifieke vereisten die gelden.

Als wij u geen aanbod doen, zullen wij uw persoonsgegevens binnen vier weken na beëindiging van het wervingsproces verwijderen, dan wel een minimale gepseudonimiseerde set aan persoonsgegevens van u bewaren om analyses uit te voeren en om uw sollicitatie-activiteit bij ons te registeren (maximaal 1 jaar).

1.8 Hoe verzamelen we je gegevens?

Afhankelijk van je arbeidsrelatie, direct bij KPN in dienst of als een externe medewerker, leveren jij en/of je leverancier persoonsgegevens tijdens de indiensttreding (“onboarding”) aan. Onze ervaring is dat hoe meer je zelf kunt doen, hoe minder fouten er gemaakt worden.

We willen je indiensttreding graag foutloos, snel én veilig laten verlopen. De KPN Onboarding app helpt je hierbij. Als je deze wilt gebruiken, dan doorloop je enkele stappen. In twee minuten is je onboarding gepiept. Allereerst ontvang je van ons een QR-code. Als je deze met de app scant weet de app welke gegevens jij wel, maar vooral ook niet met KPN hoeft te delen voor jouw indienstreding. Denk aan je persoonsgegevens, kopie ID bewijs, BSN, pasfoto, controlefoto, maar ook je keuze voor je roepnaam en/of achternaam van je partner. Alles wat je bij andere bedrijven nog per post of e-mail moet doen. En dat is minder veilig én foutgevoelig.

De KPN Onboarding app haalt deze gegevens van je ID bewijs af. Vervolgens kun je deze aanvullen.

Houdersverificatie

En om er zeker van te zijn dat de gebruiker van de app ook de houder van het ID-bewijs is, controleren we dat met een selfie. Dat werkt als volgt. De app heeft je pasfoto van je ID-bewijs gehaald. Vervolgens maak je een met de app een foto van je gezicht (selfie). Deze gebruiken we om te valideren of jij de houder bent. Dat doen we met behulp van Microsoft Azure Face Verificatie. Deze service is ontworpen om de vraag te beantwoorden: zijn deze twee foto’s van dezelfde persoon? Om dit te controleren worden je pasfoto en selfie beiden

versleuteld. Microsoft Azure Face Verificatie vergelijkt deze twee versleutelde foto’s en geeft KPN een matchscore. Als de score hoog genoeg, kun je met de app door naar de volgende stap: alle gegevens controleren en verzenden. Alle informatie is dan uit de app verwijderden is veilig naar KPN gestuurd. Er worden dus geen afbeeldingen of andere gegevens in de app of bij Microsoft opgeslagen, noch openbaar gemaakt of gebruikt voor een ander doel dan deze éénmalige verificatie. De selfie-foto wordt nog tijdelijk 7 dagen bij KPN bewaard om steekproefsgewijs een menselijke controle te doen van de selfie en de pasfoto. Na 7 dagen wordt hij automatisch definitief vernietigd. Je pasfoto van de ID-bewijs is de enige foto die KPN dan heeft, en wordt conform KPN security beleid op de KPN Company Card gezet, zodat je je daarmee kunt legitimeren. Dat is allemaal uitvoerig getest en juist bevonden, volgens onze KPN Security Policy. En geloof ons maar, die is streng.

1.9 Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u het recht KPN te verzoeken om:

• inzage te geven in uw persoonsgegevens,
• uw persoonsgegevens te laten aanvullen, corrigeren of verwijderen;
• verzet aan te tekenen tegen de verwerkingen van uw persoonsgegevens;
• de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
• uw persoonsgegevens over te dragen aan u of aan een derde.

Indien uw gebruik wil maken van uw rechten, kun u een verzoek indienen via privacyofficer@kpn.com. Binnen een maand nadat KPN een verzoek ter uitoefening van één van voorgenoemde rechten ontvangen, zal KPN u informeren. Daarbij zal KPN aangeven of en hoe aan het verzoek gevolg gegeven zal worden en zo niet, waarom niet. Indien dit in verband met het verzoek noodzakelijk is, kan KPN de reactietermijn van een maand verlengen. KPN zal in dat geval binnen één maand kenbaar maken binnen welke termijn alsnog gereageerd wordt.

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming voor werving of beoordeling van geschikte kandidaten dat enkel gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking met inbegrip van profilering.

Wanneer u een klacht heeft over de wijze waarop KPN uw persoonsgegevens gebruikt of uw rechten toepast dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (de AP). U kunt uw klacht delen via de website van de AP.

1.10 Contact

Heeft u vragen over dit privacy statement of over het wervingsproces bij KPN dan kunt u contact opnemen met uw recruiter via kpn-recruitment@kpn.com. Wilt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming van KPN, neem dan contact op met dhr. J. Jongenelen via privacyofficer@kpn.com.